Administración de alquileres en Excel: plantilla, límites y cuándo pasar a un software

Para administrar alquileres en Excel necesitás tres hojas: una de contratos, con el índice y la fecha de cada ajuste; una de cobros, mes a mes; y una de liquidaciones a propietarios. Funciona bien con pocos contratos. Con el DNU 70/2023, cada contrato puede tener su propio índice, moneda y frecuencia de ajuste, y ahí la planilla empieza a quedarse corta. En esta guía te mostramos cómo armarla y cuándo conviene pasar a un software.

Hoja 1: contratos

Una fila por contrato, con estas columnas:

La última columna es clave: los contratos firmados antes del 29 de diciembre de 2023 siguen con la Ley 27.551 hasta que vencen. Te lo explicamos en contrato de alquiler según el DNU 70/2023.

Hoja 2: cobros

Una fila por mes y por contrato: monto a cobrar, fecha de cobro, monto cobrado, expensas, servicios y saldo pendiente. Con un filtro por saldo pendiente ves en segundos quién está atrasado.

Hoja 3: liquidaciones

Por cada propietario y mes: alquiler cobrado, menos comisión de administración, menos gastos pagados por cuenta del propietario (reparaciones, impuestos), igual a monto a transferir. Guardá el comprobante de cada transferencia.

La fórmula del ajuste

Para ajustar por un índice, la fórmula es siempre la misma:

Nuevo alquiler = alquiler actual × (índice del mes de ajuste ÷ índice del mes de inicio del período)

En Excel, si el alquiler está en la celda E2 y los índices en F2 (inicio) y G2 (ajuste), la fórmula es =E2*G2/F2. Los valores del IPC los publica el INDEC y los del ICL, el Banco Central. Te dejamos el paso a paso en cómo calcular el aumento del alquiler por IPC o ICL.

Lo que Excel hace bien

• Es gratis o casi gratis, y todos saben usarlo.
• Sirve para una cartera chica, de hasta unos pocos contratos.
• Podés armarlo a tu medida.

Dónde se queda corto

Señales de que necesitás un software

1. Administrás más contratos de los que podés revisar en una mañana.
2. Ya se te pasó algún ajuste o lo calculaste mal.
3. Tenés contratos con índices, monedas y frecuencias distintas.
4. Más de una persona trabaja la cartera.
5. Los propietarios te piden informes y tardás en armarlos.

Qué tiene que tener un software de administración de alquileres

• Carga de contratos con índice, moneda y frecuencia propios.
• Cálculo automático del ajuste con índices actualizados.
• Avisos de ajustes y vencimientos al inquilino y al propietario.
• Registro de cobros y liquidaciones.
• Historial de comunicaciones con cada parte.
• Reportes para el propietario.

Cómo pasar de Excel sin perder datos

1. Limpiá la planilla: un contrato por fila, sin celdas combinadas.
2. Exportala a CSV e importala en el sistema nuevo.
3. Corré los dos en paralelo durante un mes y compará las liquidaciones.
4. Recién después, dejá la planilla solo como respaldo.

Si también estás evaluando pasar tus clientes de una planilla a un CRM, te dejamos Excel vs CRM inmobiliario: cuándo dar el salto.

Dónde encaja Spicytool

Spicytool centraliza las consultas de WhatsApp y portales de cada propiedad en alquiler, sigue a cada interesado hasta la firma y te permite firmar documentos sin papeles. Para la administración del día a día de los contratos, podés combinarlo con tu planilla o con un sistema de administración.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden administrar alquileres solo con Excel?

Sí, con una cartera chica y una sola persona a cargo. A medida que crece, aumenta el riesgo de errores y olvidos.

¿Cuál es la fórmula para ajustar un alquiler?

Alquiler actual por el índice del mes de ajuste dividido el índice del mes de inicio del período.

¿Cómo separo los contratos viejos de los nuevos?

Con una columna de régimen: DNU 70/2023 para los firmados desde el 29 de diciembre de 2023 y Ley 27.551 para los anteriores.

¿Qué conviene guardar de cada liquidación?

El detalle de lo cobrado, la comisión, los gastos descontados y el comprobante de la transferencia al propietario.

Conclusión

Excel es un buen punto de partida, pero los ajustes libres del DNU 70/2023 lo vuelven riesgoso cuando la cartera crece. Si querés ordenar las consultas y el seguimiento de tus alquileres en un solo lugar, conocé Spicytool.

Actualizado al 2 de octubre de 2026.